Generalforsamling 2017 – Referat inkl. Regnskab i hovedtal samt Beretning

Generalforsamling 2017 – Referat inkl. Regnskab i hovedtal samt Beretning

Generalforsamling 2017 – Referat inkl. Regnskab i hovedtal samt Beretning

Generalforsamling 29. april 2017 – Glumsø Kro, 4171 Glumsø

  • Referat af Generalforsamlingen

  • Regnskab i hovedtal

  • Formandens beretning

  • Vedtægts ændring

Referat af Generalforsamlingen den 22. april 2016

Dagsorden:

  1. Valg af dirigent
  2. Formandens beretning
  3. Aflæggelse af regnskab
  4. Godkendelse af budget, herunder fastsættelse af kontingent for alle typer medlemskaber.
  5. Valg til bestyrelsen
  6. Valg af suppleanter til bestyrelsen
  7. Valg af revisor
  8. Behandling af indkomne forslag *)
  9. Eventuelt

*) Bestyrelsen anmoder om at punkt 8 bliver behandlet efter punkt 4.

Velkomst:

Daglig leder og medlem af bestyrelsen Bo Kristiansen bød på bestyrelsens vegne velkommen til generalforsamlingen og gik derefter over til punkt 1

1: Valg af dirigent:

Bestyrelsen foreslog Jens Mønster og han blev valgt.

Jens konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt varslet til foreningens medlemmer via e-mails den 19. marts 2017, og dermed fuldt beslutningsdygtigt.

2: Formandens beretning:

Foreningens formand Poul Hasager aflagde beretning for foreningens aktiviteter i 2016 og kom også ind på hvad der er sket indtil nu i år. Beretningen er vedlagt som appendix 1.

Medlemmerne blev herefter inviteret til at stille spørgsmål.

Da det ikke kan skjules at alle i bestyrelsen er grå i toppen, blev der spurgt om vi havde tænkt på generationsskifte. Her blev der henvist til punktet ”valg til bestyrelse”.

Et andet spørgsmål gik på om donationer til foreningen kunne trækkes fra i skat. Det er desværre ikke muligt (endnu) da foreningen så skal godkendes af SKAT og SKAT stiller bl.a. følgende krav til os, for at vi kan blive godkendt til at modtage gaver, der er fradragsberettiget:

  • Vi skal have en årlig indtægt på mindst 150.000 kr.
  • Vi skal modtage mindst 100 gavebeløb á 200 kroner om året
  • Vi skal have en demokratisk valgt bestyrelse.
  • Vi skal have mindst 300 kontingentbetalende medlemmer

Et tredje godt spørgsmål fra et medlem gik på hvad en donation til støtte for et skolebarn koster.

Regeringsskolerne koster i princippet ikke noget, der er ikke skolepenge, men der er opstarts krav (madras, div. udstyr, bøger, uniform osv.), som udgør et problem for mange og der kan også være tilskud til drift eller bygning af nye lokaler – vi støtter pt. 3 elever på Lake Natron Secondary School, der er en lokal regeringsskole lidt udenfor Engaresero.

Det andet alternativ er Privatskolerne hvor der betales skolepenge, foreningen støtter pt. 3 børn på privat skoler (Christina, Daudi og Monica) i hhv Mto Wa Mbu og Arusha. Som det fremgår af resultatopgørelsen koster det ca. 4.500 kr. om året. Der kan derudover komme lidt småudgifter til bøger, uniformer, T-shirts og sko og lidt lommepenge. Fx skal Christinas klasse på udflugt til Tanga (ved kysten) og det koster ca. 300 kr.

Der var ikke yderligere bemærkninger til beretningen som herefter blev godkendt.

3: Aflæggelse af regnskab:

Det totale regnskab blev uddelt og gennemgået af Bo.

Samtidig blev resultatopgørelsen i hovedtal fremlagt.

Resultatopgørelse 2016 i hovedtal
Indtægter 2016
Kontingent

16.750,00

Donation inkl. ovf. fra sidste år

57.844,17

Sponsorat skole uddannelse

10.785,10

Indtægter total

85.379,27

Udgifter 2016
Administrations omkst.

806,60

Udgifter til formålsparagrafferne

25.790,31

Udgifter til skole sponsorater

12.804,24

Udgifter total

39.401,15

Donationer fra 2016 ovf. til 2017

32.053,86

Årets resultat

13.924,26

Balance per 31.12.2016
Aktiver
Bankkonto

51.891,69

Aktiver i alt

51.891,69

Passiver
Egenkapital inkl årets resultat

18.803,83

Donationer til næste år

32.053,86

Forudbetalt skolesponsorat

784,00

Forudbetalt kontingent

250,00

Passiver i alt

51.891,69

 

Regnskabet må anses som meget tilfredsstillende både med hensyn til den store donation som fremgik af beretningen og også de lave administrationsomkostninger.

Regnskabet blev godkendt.

Ieben Christensen foreslog at regnskabet i sin helhed blev offentliggjort på hjemmesiden. Bo fortalte, at bestyrelsen allerede havde besluttet at hovedtal fra regnskabet skal være synlige på hjemmesiden.

4: Budget og fastsættelse af kontingent

Bo gennemgik budgettet for 2017. Der forventes en lille stigning i medlemstallet således at kontingentet stiger til 22.700 kr. Samtidig stiger adm. omkostningerne da der skal ske en videreudvikling af hjemmesiden.

Der sker ingen ændringer af satserne for de 3 medlemstyper.

Budgettet blev herefter godkendt.

8: Behandling af indkomne forslag:

Bestyrelsen havde anmodet om at punkt 8 blev behandlet før punkt 5 før et valg til bestyrelsen da dette valg ville være afhængig af om forslaget blev besluttet.

Der var indkommet forslag til vedtægtsændring fra Bestyrelsen.

På bestyrelsens vegne gennemgik Bo begrundelsen for forslaget – der i sit hovedpunkt fjerner titlen i bestyrelsen som Kasserer. Hvorved vedtægterne kommer i synk med foreningens forretningsorden.

Dette indebærer at der skal ske vedtægtsændringer i § 10, 11 og 12.

Ændringen vil også betyde at den daglige leder kan aflastes med bogføringen hvis vi på sigt finder en i foreningen, der har mulighed og interesse for at hjælpe til med dette.

Af Apendix 2 fremgår de paragraffer der rettes.

Der var ingen bemærkninger til forslaget og dette blev herefter vedtaget.

5: Valg af bestyrelse:

Følgende bestyrelsesmedlemmer var på valg:

Poul Hasager, Bo Kristiansen og Erik T Hansen.

Alle 3 var villige til genvalg.

Da Alice Kristiansen ønskede at udtræde af bestyrelsen og ikke fortsætte hele valgperioden ud,  foreslog bestyrelsen at Ieben Christensen blev valgt som nyt bestyrelsesmedlem. Dette var Ieben villig til.

Alle 4 blev valgt uden modkandidater de første 3 for en toårig periode og Iben Christensen for 1 år, da hun erstatter Alice Kristiansen.

Iebens valg kan være svaret på spørgsmålet om generationsskifte som blev fremsat under punkt 2.

6: Valg af suppleanter til bestyrelsen:

Anita Hasager og Alice Kristiansen blev forslået og valgt som suppleanter til bestyrelsen.

7: Valg af revisor:

På valg var Jens Mønster – Jens var villig til genvalg og blev valgt uden modkandidater.

9: Eventuelt:

I mødelokalet var der faciliteter til at Bo kunne vise billeder fra de projekter der blev færdiggjort i februar måned 2017.

Det drejede sig om den legeplads som blev etableret for små børn ved Engaresero skole. Legepladsen er sponseret af et af vore medlemmer. Redskaberne er fremstillet af et hollandsk NGO i Arusha og de er fremstillet i et stærkere format en normalt. Hele legepladsen er indhegnet således at de ældre elever ikke skal begå hærværk mod legeredskaberne. Hegn og legeredskaberne er fragtet de 225 km fra Arusha til Engaresero.

Der blev også vist billeder fra etableringen af vandprojekt 2. Det var Rotary, Præstø afd. samt hovedkontoret, der var sponsor for dette projekt. Det var de samme fantastiske mennesker fra Arusha som foreningen havde hyret til at lave både legeplads og vandprojekt selvfølgelig sammen med lokale hjælpere.  Vandprojektet indebar at et nyt område får vand fra en kilde i en kløft 1,3 km fra hvor de bor.

Til sidst blev der vist billeder af 2 af Elias` køer der var blevet dræbt af hyæner. I forbindelse med at hyrden søgte hjælp til en ko med kolik, blev hjorden angrebet af hyæner og spredt for alle vinde og Elias og hans venner måtte bruge 2 ½ dag på at finde dem alle igen – de fandt kun resterne af de 2. Den med kolik døde også.

Herefter blev mødet hævet af dirigenten.

For referat:

 

Erik T Hansen

Referatet godkendt af:

 

Jens Mønster

Dirgent

 

Efter generalforsamlingen konstituerede bestyrelsen sig således:

Formand:                           Poul Hasager     –      på valg i 2019

Næstformand:                    Birgit Mønster   –      på valg i 2018

Bestyrelsesmedlem           Bo Kristiansen    –      på valg i 2019

Bestyrelsesmedlem           Ieben Christensen –  på valg i 2018

Bestyrelsesmedlem           Erik T Hansen          –  på valg i 2019

Udnævnt til daglig leder:

Daglig leder                         Bo Kristiansen        –  på valg i 2019

Formandens Beretning på Generalforsamlingen den 29/4 2017

Det er foreningens anden formandsberetning på vores årlige generalforsamling.

Jeg vil i min beretning forsøge at give en status over det der er sket i 2016, samt selvfølgelig også fortælle lidt om, hvad der er sket fra den 1. januar frem til dato, og hvad vi i bestyrelsen regner med der kommer til at ske resten af året.

Medlems status:

31/12 2015 31/12 2016 I dag – 27/04 2017
Familie medlemskaber – antal personer

22

42

50

Personlige Medlemskaber

5

13

11

Firma medlemskaber

3

3

3

Total antal personer/firmaer

30

58

64

 

Udbredelse af kendskab til foreningen et arbejde som stadig er aktuelt og som er fortsat i 2016

  • Mund til mund,
  • Vores hjemmeside her har vi arbejdet med jævnligt at skrive nyheder og det er pt. både Bo og Birgit der skriver indlæggene
  • ”Low-Budget” reklame folder til udlevering, og som I kan få med herfra.
  • Foredraget ”Den hvide Maasai” her fortæller Bo også om foreningen, når han holder sit foredrag og i øvrigt så går honoraret fra disse foredrag til foreningen.

 

Skole uddannelse (Sponsorarter):

Christina:

Afsluttede form 3 på Enaboishu Secondary School i Arusha per 31/12 2016, og er nu gået videre til Form 4 her i 2017

Daudi:

Vi havde i foreningen besluttet at støtte Daudi i at skifte fra Primary school i Engaresero (den lokale folkeskole) til en English Intermediate School i Mtu-wa-Mbu (privat skole).

Baggrunden for dette skoleskifte er, at Daudi de sidste par år hele tiden har ligget mellem nr. 1 og 5 i sin klasse i Engaresero og vi ved fra Christina, som vi også sponsere, og som nu går i Form 4 på Enaboishu Secondary School, Arusha at skolen i Engaresero ikke lever op til landsniveau i bl.a. engelsk, så derfor er skiftet fra den lokale Primary school i Engaresero til en Secondary school hvor engelsk er et must ganske svært. Så for at lette denne overgang og sætte Daudi i stand til at kunne fortsætte i secondary på et bedre niveau, har vi valgt at støtte op om dette skifte. Daudi gik i 1. kvartal 2016 i standard 5. i maj blev han så flyttet til Mtu wa Mbu og efter en prøve og samråd med lærer og forældre forsatte han i 2. term på niveau 3.

Inden dette havde vi i foreningen fundet en sponsor, som vil betale for hans udgifter i denne forbindelse.

Og det går godt for Daudi han sluttede i top i 2016 på sin årgang og her i 2017 ligger han nr. 1 i sin årgang nu i 4. klasse.

Monica:

Vi tilbød Monica og hendes forældre at hun kunne følge Dauidi til Mtu wa Mbu begrundelsen er den samme Monica klarede sig rigtig godt på skolen i Engaresero og for at lette overgang til secondary.

I forbindelse med Monica, aftalte vi med familien at sponsere Monica under forudsætning af, at de ville underskrive erklæring om, at de ville undlade at lade hende omskære. Det besluttede familien at gøre på et familieråd og vi fik skriftlig aftale om at de ikke ville lade hende omskære – så endnu en pige reddet fra at blive omskåret. (det er forbudt iflg. Tanzanias lovgivning at omskære piger).

Sidste nyt fra skolen her i 2017 er at er også Monica forbedrer hendes standpunkt og går som Daudi i 4. klasse nu.

Vi lavede aftale med de sponsorer som tidligere støttede Mary – nu har de overtaget Monica, så det fungerer fint.

Skole uddannelse (dækket af foreningen):

Tobiko:

Gik i 2016 i Form 3 på Lake Natron Secondary School og vi har støttet ham med at dække nogle af de omkostninger der blev pålagt i skoleåret. I dag går Tobiko i Form 4 på Lake Natron Secondary School

Neema:

Afsluttede i 2016 Standard 7 på Lake Natron Primary School – fik point til at hun kunne fortsætte i Secondary School og begyndte i Form 1 på Lake Natron Secondary School her til januar i 2017 – vi dækkede start omkostninger for at påbegynde uddannelsen

Nemburis:

Afsluttede i 2016 Standard 7 på Lake Natron Primary School – fik point til at hun kunne fortsætte i Secondary School og begyndte i Form 1 på Lake Natron Secondary School her til januar i 2017 – vi dækkede start omkostninger for at påbegynde uddannelsen

Lucas:

begyndte i Form 1 på Lake Natron Secondary School i januar 2016 – vi dækkede start omkostninger for at påbegynde uddannelsen. Da vi i februar 2016 var på besøg stod klart at Lucas ikke trivedes på skolen. Han blev kort efter sygemeldt og havde problemer med helbredet. Han blev sendt til undersøgelse i Arusha og efter 2 gange hospitals besøg, blev han erklæret rask. Det fik han dog ikke til at trives på skolen. Bo talte på telefon med ham hvor han bl.a. fortalte, at han blev slået af lærerne på skolen (hvilket ikke er ualmindeligt i Tanzania desværre). Bo blev efterfølgende enige med forældrene om at tage ham ud af skolen.

Vandprojektet i Elias Ndurways Boma:

Vi har i 2016 støttet vandprojektet med penge til indkøb af vandrør (plastik) samt et antal samle muffer. Vandrør blev i løbet af 2016 ødelagt tæt ved kilden på grund af flodbølger med store sten under regntiden.

Elias Ndurway har sørget for at rengøre tanken i Bomaen samt at vedligeholde vandindtaget ved kilden og det første stykke rør renset for sand.

Alt arbejde har de klaret selv med økonomisk hjælp til materialer fra foreningen.

Nyt vandprojekt

Bo Kristiansen har af Rotary Præstø fået midler til at lave et lignende vandprojekt for andre maasaier der bor længere væk fra byen. I 2016 har der i Engaresero været afholdt flere møder for at beslutte hvor tanken skal stå. Det er nu besluttet og projektet blev gennemført her i 2017 under besøget i Tanzania. Bo vil senere fortælle lidt mere om projektet.

I forbindelse med etablering af det nye vandprojekt fik vi også forbedret forsyningssikkerheden for Elias Boman – da begge kilder nu løber gennem et fælles kammer før de deler sig til tankene.

Vi har fra foreningen besluttet at hvis beløbet fra Rotary ikke slog så ville vi fra foreningen dække, det resterende beløb.

Fest – ingen gaver men donationer til foreningen

Foreningen var så heldig i 2016 at et familiemedlem til deres fødselsdagsfest havde besluttet i deres indbydelse at frabede sig gaver – men derimod opfordre til at give en donation til foreningen. Det er vi i foreningen meget glade for – det gav os sidste år et bidrag på godt 40.000 fordelt på primært bidrag til formåls paragrafferne, uddannelse og vandprojekter – så herfra en stor tak til Ieben og Per.

Fremtiden – 2017 til nu og de kommende år

Selv om en beretning fortæller primært om året der er gået i dette tilfælde år 2016 så vil jeg nu også fortælle lidt om måneder i 2017 og om vores forventninger til den nærmeste fremtid.

Skole uddannelse fremadrette

Skoleuddannelse er jo et af vores vigtigste og også mest oplagte emner at støtte og det vil det også være fremadrettet. Vi vil her i 2017 og de efterfølgende år fortsætte vores arbejde for at give børn mulighed for en bedre uddannelse eller en uddannelse de ikke ville have fået.

Foreningen har lavet en aftale med Liyangiri klanen, at vi vil støtte deres børn med uddannelse (børn af Elias og hans brødre og deres evt. plejebørn) hvis følgende forhold er på plads:

  1. De skal i den lokale folkeskole ligge i toppen af deres klasse
  2. De skal have en passende alder (ikke under 12 år) før de bliver sendt på kostskole
  3. For piger skal forældrene underskrive en erklæring om at de ikke bliver omskåret eller gift bort så længe de går i skole.

Derud over regner vi med nok også at støtte enkelte lokale børn, der klarer sig godt i den lokale skole.

Som det ser ud nu er der ikke forventninger om nye børn her i 2017, men sikkert i 2018 her vil som minimum følgende sikkert komme på tale:

Maria, Mika, Diana og Selena – og som det ser ud nu vil der være tale om at flytte dem fra den lokale regerings folkeskole i Engaresero til en English Intermediate School i Mtu-wa-Mbu (privat skole).

Legeplads ved Børnehaveklassen i Engaresero i 2017

Et sponsorpar har også doneret penge således at vi her i 2017 kunne etablere en rigtig legeplads ved skolen i Engaresero for børnehaveklassen samt 1-3 klasse. Børnene her havde kun sandet rundt om skolen at lege med.

Det lykkedes os at finde en NGO i Arusha som laver og sælger materialer til legepladser, så vi kunne købe disse lokalt i en tilfredsstillende kvalitet – projektet blev aftalt i slutningen af 2016 og her i begyndelsen Af 2017 blev legepladsen etableret ved skolen. Selve projektet er sket i samarbejde med det lokale bystyre amt skolebestyrelsen.

Først blev der bestilt og opstillet et hegn rundt om det område skolen havde udvalgt, således at vi er sikker på at materialerne ikke blive misbrugt udenfor skoletiden.

Så blev materialerne bestilt og lavet i Arusha. De blev fragtet til Engaresero og i dag står legepladsen klar med:

  1. Vippestativ med tre vipper
  2. Gyngestativ med tre gynger
  3. Gyngestativ med 2 gynger
  4. Gyngestativ med ”fuglerede gynge”
  5. Legehus med ruchebane og klatrevæg
  6. Balancebom

Skolekomitéen har fået nøglerne overdraget af Bystyret på vores vegne.

”Income generating” tiltag eller Micro-lån

Det er et område, som vi også ønsker fremadrettet aktivt at gøre mere ved, da det ville være rigtig godt, hvis vi kunne hjælpe nogle til på en eller anden måde at kunne klare sig selv.

Et andet eksempel på en fremtidig aktivitet indenfor dette område, der kunne hjælpe i Engaresero, kunne være lån eller bidrag til køb af et mindre antal lokale høns og noget trådnet. Høns vil, på bagrund af den ændring overskudsvandet har bidraget til omkring Elias Boma, næsten være i stand til at finde foder selv på grund af græs og insekter, der nu findes på grunden. Æg eller kyllinger kunne så sælges på det lokale marked.

Yderligere projekter i Engaresero

Vi er i foreningen i dialog med sponsorer, der kunne ønske at sponsere en boldbane også ved skolen – dette projekt er stadig i undersøgelsesstadiet og også her er Bystyret aktivt involveret hvilket er vigtigt i sådanne sager, da det sikre at projektet kan lade sig gøre, at der vil blive passet på det og det vil blive til gavn for landsbyen.

Det var, hvad der fandt vej til min beretning.

29-04-2017

Poul Hasager

formand

Forslag til ændring af vedtægter

Nuværende tekst:

§ 10. Daglig leder samt bestyrelse

I det daglige ledes foreningen af en daglig leder. Den daglige leder udpeges umiddelbart efter en generalforsamling af bestyrelsen blandt foreningens medlemmer og for 2 år ad gangen.

Den Daglige leder er ansvarlig overfor bestyrelsen for den daglige drift af foreningen. 

Ændres til:

§ 10. Daglig leder samt bestyrelse

I det daglige ledes foreningen af en daglig leder. Den daglige leder udpeges umiddelbart efter en generalforsamling af bestyrelsen blandt foreningens medlemmer og for 2 år ad gangen.

Den Daglige leder er ansvarlig overfor bestyrelsen for den daglige drift af foreningen herunder økonomi og bogføring. 

Nuværende tekst:

§ 10 – (5. afsnit)

Bestyrelsen holder møde når formanden, kasserer eller 2 øvrige bestyrelsesmedlemmer finder det fornødent. 

Ændres til:

§ 10 – (5. afsnit)

Bestyrelsen holder møde når formanden eller 2 øvrige bestyrelsesmedlemmer finder det fornødent. 

Nuværende tekst:

§ 11. Regnskab

Regnskabsåret følger kalenderåret.

Kassereren udarbejder en gang årligt et drifts- og statusregnskab på baggrund af den daglige

bogføring. 

Ændres til:

§ 11. Regnskab

Regnskabsåret følger kalenderåret.

Foreningen udarbejder en gang årligt et drifts- og statusregnskab på baggrund af den daglige

bogføring.

Nuværende tekst:

§ 12. Tegningsret

Formanden og daglig leder tegner i fællesskab foreningen udadtil.

Foreningens likvide midler skal indsættes på en konto i bank eller sparekasse lydende på foreningens navn. Ved betalinger fra foreningens konto via Netbank, Mobil Pay, SWIP eller lignende kræves der kun en godkender enten kassereren eller den udnævnte daglige leder. Bilaget/kopi af postering skal forefindes i regnskabet.

 Ændres til:

§ 12. Tegningsret

Formanden og daglig leder tegner i fællesskab foreningen udadtil.

Foreningens likvide midler skal indsættes på en konto i bank eller sparekasse lydende på foreningens navn. Betalinger fra foreningens konto via Netbank, Mobil Pay eller lignende kan foretages alene af den udnævnte daglige leder. Bilaget/kopi af postering skal forefindes i regnskabet.